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Withコロナ・Afterコロナ時代の効果的・効率的な会議・ミーティング

IT構築
Withコロナ・Afterコロナ時代の効果的・効率的な会議・ミーティング

コロナ禍をきっかけにオンラインミーティングの増加

コロナ禍で半ば強制的にテレワークなど離れた場所同士で働く機会が増加した結果、ZoomなどのICT(情報通信技術)を使ってこまめにミーティングを実施し、コミュニケーションを取る企業が増えてきました。
離れた場所にいるからこそ今まで以上にこまめにミーティングを行い、お互いの考えや進捗を確認しながら、ズレや無駄の無いように仕事を進めていく必要があるからです。
現に当社でも、オンラインミーティングの頻度が、コロナ禍前と比べて10倍以上に増加しました。

オンラインミーティングの主な課題

  • 資料や画僧などが共有しにくい
  • ホワイトボードや議事録が共有しにくい
  • ツールの活用に手間取る
  • 参加意識が薄れて、モチベーションを保ちにくい

オンラインは情報の共有が難しくモチベーションを保てない

しかし、オンラインミーティングはコスト削減や業務効率化に効果的な一方、情報の共有や参加者のモチベーション的な部分に課題があります。
例えば、通常のリアルミーティングであれば、その場で紙の資料を配布し、ミーティング中に出たアイデアや決定事項はホワイトボードにまとめてその場で共有できますが、オンラインでは画面上や音声での確認になるため、慣れていないと難しく感じる人もいます。
また、リアルミーティングでは参加者が直接顔を合わせて話をするので、その場の雰囲気を感じたり参加者の表情などを見ながら意見を出しやすいですが、オンラインの場合は臨場感が感じられず、参加意識が薄れてモチベーションが保てない人もいます。
その他、ミーティングの頻度が上がることによって資料や設備設営の手間が増えたり、ツールに不慣れで手間取るといった手間を簡素化する必要もあります。

オンラインミーティングとリアルミーティングのメリット

オンライン
紙の資料を用意する必要がない
ネットワークを通じて情報をデータで即座に共有できる

リアル
ホワイトボードで決定事項など共有しやすい
雰囲気や参加者の表情を見ながら意見交換がしやすい

オンラインとリアルの“ハイブリッド型”の時代

とはいえ、このICTを活用したコミュニケーションは、コロナ禍の終息後も新しい時代の働き方としてスタンダードになり、企業のミーティングにおいても、時と場合によってオンラインとリアルの使い分けたり、オンラインでの参加者とリアルでの参加者が混在してミーティングを行うといった“ハイブリッド型”として、より発展していくものと思われます。
そのためにも、オンラインとリアルのメリットを組み合わせてそれぞれの課題を補いながら、より効果的なミーティングが行えるように考えていくことが大切です。

効果的なミーティング実現のチェックポイント

情報共有

当日の資料や過去の実績など、ミーティングに必要な情報共有がしやすいか?

環境

参加者全員がアイデアや意見を出しやすく、活性化できる環境か?

準備

頻度が高まることによる資料準備や設備設営にかかる手間を、どれだけ簡素化できるか?

 
maxhub

「MAXHUB」で効果的に!オンライン×リアルのハイブリッド型ミーティング

 

ICTツールを使ってミーティングの効率アップ

上でも述べた通り、当社でもコロナ禍をきっかけにテレワークなどを積極的に導入した結果、より積極的なコミュニケーションの必要性が高まり、オンラインミーティングの頻度が、コロナ禍前に比べ10倍以上に増えました。
と同時に、会社として働き方改革を進めていく流れの中で、コストを抑えつつ効率的に仕事を進め、生産性を高めることが求められています。

紙の資料が無くなり、設備準備の手間も減った

そんな中、当社では現在「MAXHUB」というミーティングボードを導入し、オンライオンとリアルの両方を活用した“ハイブリッド型ミーティング”を実践しています。
以前は、ミーティングの度に資料づくりや設備の準備に時間がかかっていましたが、このツールを導入してからは紙で配っていた資料はデータで共有できたり、プロジェクターなどの設備の準備が必要なくなったりと、コスト削減や業務効率のアップにつながっています。

maxhub

MAXHUBで生産性アップを図る

「MAXHUB」には、ホワイトボード・プレゼンテーション・WEB会議機能の機能が備わっており、オンライン・リアルともにこれ1台でミーティングがスムーズに進められるとても便利なツールです。
ホワイトボードのように画面上に直接書き込んだり消したりできる他、投影しているPCのデータをMAXHUBとPCのどちらからでも操作できたり、ZoomなどのWEB会議ツールを使って、離れた拠点とホワイトボードや資料を共有しながらオンラインミーティングも行っています。
当社では、今後もMAXHUBを活用して効果的にハイブリッド型のミーティングを行いながら、さらに生産性アップを図っていく予定です。

「MAXHUB」を導入して良かったこと

紙の資料が減って、ペーパーレスにつながった
プロジェクター設置の必要が無いので、すぐに会議を始められる
これまであったホワイトボードを撤去できて、会議室がすっきりした
社外の人のノートパソコンでもすぐにドングルでワイヤレス投影できる
オンライン勉強会や会議を、複数人がMAXHUBで同じ画面を見ながら受講できる

 

会議の生産性を上げるMAXHUBについて問い合わせる