【オフィスリニューアルの進め方】狭くて生産性の低いオフィスが業務効率の良い空間に変わるまで

ここでは河戸こども園（広島市安佐北区）様のオフィスリニューアルの実例をもとに、実際にどのような流れでオフィスリニューアルが行われるのかについて、具体的な手順を公開します。

【手順①／診断】

まず最初に、オフィス診断を実施しました。
第一段階として、河戸こども園としてはオフィスに対してどういった機能を重視するのかを明確にするため、園のトップである園長先生に「オフィスに求める7つの機能」について順位をつけていただき、それぞれに対する想いを具体的に書き出していただきました。

【河戸こども園】トップがオフィスに求める7つの機能

【手順②／ヒアリング】

次に、オフィス診断の第二段階として、園長先生およびスタッフにヒアリング調査を行ったところ、園長先生が求めている「スタッフのモチベーションアップ」のためには、障壁となっている「コミュニケーション」の課題を解決していかなければならない、という結果に行きつきました。
逆に言えば、コミュニケーションの問題を改善しなければ、オフィスリニューアルを行っても、トップの想いは実現できないということが言えます。

【河戸こども園】オフィスレイアウト診断＆項目別の改善提案

【手順③／課題の明確化】

続いて、オフィス診断をもとに、オフィスに求められる機能ごとにそれぞれを実現するためのオフィス空間の改善すべき課題を、明確にしていきました。
そうすると、コミュニケーション力アップや業務効率・生産性の向上に関する課題が下記のように明確になり、「具体的に何を実行すればよいか」が、見えてきました。

【河戸こども園】新しいオフィスに求められる機能と改善すべき課題の解決策

【手順④／課題の整理】

さらにそこから、最大の改善項目であるコミュニケーションの課題を、フォーマル（定型型）とインフォーマルに分け、それぞれ分解して整理してみました。
すると、「一人で集中するスペースがない」「保護者と打ち合わせするスペースが足りない」「スタッフが共同でモノをつくる作業スペースが足りない」「スタッフがリラックスする空間がない」などの課題が、浮き彫りになってきました。

河戸こども園】コミュニケーションの課題の分析

【手順⑤／方向性・具体策】

このように機能を分解・整理することで、河戸幼稚園様のオフィスリニューアルで取り組むべき「方向性＝コンセプト」が明確になってきました。方向性が明確になることで、必要なスペースやオフィス家具なども明確になり、簡単な図面に反映するなど、具体的なオフィスのイメージが出来上がり、施工へと至りました。時間はある程度かかりましたが、結果的にトップ・スタッフともに納得のいく、お客様にもメッセージの伝わりやすいオフィスが完成しました。

【河戸こども園】オフィスレイアウト変更・オフィス家具などの具体策

上記のように決まったコンセプトを実現するため、４０センチ×８０センチの小さなデスクを多数設置し、その時々で変幻自在に変化するオフィスをご提案し、実行いただきました。
このように、トップの想いを実現するために、求める機能や問題点を明確にし、コンセプトをしっかり定めることがオフィスリニューアルやレイアウト変更の際は重要なのです。
 

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