【オフィスリニューアル】リアルとオンラインのハイブリッドな新しい働き方を

ペーパーレスをきっかけに働き方改革を推進。
コミュニケーションを促すことで発想力・創造性の向上を狙ったオフィスリニューアル！

株式会社弘法
代表取締役　弘法 敦志

コロナ禍でも新しい働き方がスムーズに

オフィスをリニューアルされたきっかけは？―――

世の中の大きな変化に対する使命感

弊社、株式会社弘法は、企業や団体、官公庁などに、印刷機をはじめとしたオフィスのあらゆる機器の販売や、印刷機に使用するインクや紙（ペーパー）を主力商品として扱っています。
そんな中、私が社長に就任した１０年ほど前から、紙文化からデジタル化に伴う「ペーパーレス」へという世の中の動きを感じ始め、自社も変わって行く必要があると感じておりました。

印刷機や紙を売っている会社が、ペーパーレスを進めるということは、すごい発想ですね？―――

紙文化の良さとペーパーレスを融合した、新しい働き方をお客様に提案したい

そうですね。
印刷機や紙（ペーパー）を販売している立場の弊社が、ペーパーレスを提案するということは意外と思われるかもしれませんが、紙文化の良いところとペーパーレスの良いところを融合すること、それが仕事では大事ではないかと感じたんです。
そう確信し、まずはペーパーレスを自分たちが実践してその良さをお客様に広めていく役割があると思い、ペーパーレスへの取り組みを本格的に行っていきました。

ペーパーレス推進の経緯は？―――

全国のオフィスを見学し、モデル企業になるべく決断

社内でペーパーレスへの取り組みをスタートしつつ、５年ほど前から全国の模範的なオフィスを見学させていいただいて、ゴミ箱が無かったり、文具を共有したり、フリーアドレスのオフィスを拝見し、より強い思いで自社もモデル企業になっていこうと思いました。
それらを参考にペーパーレスを実践した結果、私たちの働き方の取り組みが国や県から取材を受けるようになりました。

御社はコロナ禍ではどのような働き方に？―――

ペーパーレス推進の効果もあり、新たな働き方改革に対応できた

コロナ禍に突入したのは、ペーパーレスやフリーアドレスを実施し始めて数年が経過した頃だったので、テレワークなど新たな働き方への切り替えも、非常にスムーズに移行できました。
当時すでに弊社の営業社員は、オフィスに出社しなくても仕事ができるような状態になってましたので、自宅でテレワークをしたり、事業所をサテライトオフィスとして活用するなど、コロナ禍においても柔軟な働き方ができました。
全社的にも社員の出社率は４割程度でも、問題なく業務は回っていました。
ＩＴを通じて、テレワークやコミュニケーションの両立を図りながら、出勤や移動といった不要な時間を、生産性の高い時間に変えることができたと思います。
もしペーパーレスをやっていなかったら、コロナ禍でもテレワークに支障をきたしていたかもしれませんね。

コミュニケーション活性化が良い提案に

コミュニケーション活性化が良い提案に？―――

社員のコミュニケーションの活性化が、お客様へのよりよいサービス提案につながる

オフィスをリニューアルした際に一番重視したのは、社員のコミュニケーションです。
社員同士のコミュニケーションが活性化することが、良いアイデアの発想やお客様への良い提案につながり、結果として業績に結び付くと、私は考えています。
実際、オフィスリニューアルをしてみて、社員同士の距離感は近くなりましたし、直接会う社員同士だけでなく、各営業所をモニターを通じて繋ぐことで、普段顔を合わせない社員も一緒に仕事をしている感覚になり、見えないところでコミュニケーションが深まっていると感じています。

社員同士のコミュニケーションはどう変わってきましたか？―――

社員同士のフランクなコミュニケーションが増えている

今までは、話しやすいチームメンバー同士でのコミュニケーションが中心でしたが、今ではチームを超えたコミュニケーションが増えていると思います。
以前は、しーんとした空気の中、各人が黙々と仕事をして、必要以上な会話をしない雰囲気はありましたが、今では毎日スタッフの席が自由に入れ替わることもあってか、フランクにコミュニケーションを取り合っているシーンをよく見かけます。
オフィスといったリアルの場面だけでなく、LINEなどのオンラインツールを活用して、お客様から出てきた課題を社内全員で共有しながら解決するような場もできて、オンオフ共にコミュニケーションが増えていると感じます。

社員からの新たな発想が出てきているような手ごたえはありますか？―――

オフィスリニューアルとＩＴの融合で効果が出ている

オフィスをリニューアルしたことで、社員相互のコミュニケーションが自然と活性化され、目的別のコミュニケーションも増えてきて、個人から積極的に新しい発想が生まれるよう促されているように感じます。
その個人の発想をＩＴを活用して共有し、実行スピードも高まっています。
つまり、リアルとオンラインのハイブリッド、“いいとこどり”でコミュニケーションが増えることによって、社員同士の想いが伝わりやすくなり、数字というよりお客様への提案という意味で、良い結果が出ていると言えます。

仕事の効率や生産性は上がっていますか？―――

管理部は劇的に変化

５Ｆの管理部は６Ｆの営業部と違って、ペーパーレスをそこまで進めることができていませんでしたが、今では袖机を無くし、紙も劇的に減っています。
仕事が終わった際は、机の上に何もないクリアデスクの状態になっていますので、個人の意識も相当変わっているのではないかと感じます。
オフィスリニューアルによって、５Ｆの管理部はペーパーレスや個人の意識も含めて、劇的に変わっています。

今後のオフィスの展望は？―――

お客様に役立つために自社で実践し、変わり続ける

オフィスリニューアルは一つの手段です。
お客様に役立つ提案をしていくためにも、社員同士のコミュニケーション、働き方、ＩＴ活用など、弊社は日々変わり続けていきたいと思います。
そして弊社が実践して苦労したこと、失敗したことなどもふまえて、お客様により良い提案に活かしていきたいと思います。

弘法のリニューアルされたオフィス見学も歓迎されているということですが？―――

お客様の興味、関心に応じて見てもらい、何か持ち帰っていただきたい

私が全国のいろいろなオフィスを見学させていただいて、刺激を得たように、お客様の中で、ペーパーレスや働き方、ＩＴの活用など、オフィス改革に関心のある方には、リニューアルした弘法のオフィスを、関心の内容に応じて是非参考に見ていただければと思います。
弊社もまだまだ課題はありますが、日々課題をクリアするために様々な取り組みを行っておりますので、うまくいったことだけでなく、ここまでの苦労の過程や失敗談も含めて、お伝えできればと考えております。
今後弘法では、お客様の関心に応じた会社見学を「オフィスツアー」と称して行っておりますので、是非ご興味ある方にご来社いただければと存じます。
実際に目で見て、気になることや分からないことなど、お気軽にお尋ねいただけますと幸いです。