レイアウトをすぐに変えることが出来る効率の良いオフィスを実現！

スタッフの人数や作業内容、ミーティングや休憩など、状況によってレイアウトをすぐに変えることが出来る効率の良いオフィスを実現！

弘法の「オフィスレイアウト診断＆提案」を元にオフィスリニューアルを行った、河戸こども園（広島市安佐北区）の堀田園長様に、お話を伺いました。

オフィスリニューアルのきっかけは？―――

書類を減らしたい

以前よりスタッフが増えて、オフィスがかなり手狭になってきたことと、書類が多くて整理したいと感じており、ペーパーレスとオフィスリニューアルを同時にしたいと思っていました。
そんな時、２０２１年の春くらいに弘法の山内さんから「オフィスレイアウト診断」というものをおすすめいただき、そこで提案していただいたことをきっかけに、今年オフィスリニューアルを行いました。

率直な感想はいかがですか？―――

書類も１０分の１ぐらいに

オフィスのリニューアルをして、本当に良かったと思います！ペーパーレスを思ったより実現できて、書類も１０分の１ぐらいになりました。
オフィスも、作業の時やミーティングなど、時と場合によって毎日レイアウトを変えることができるので、この狭いスペースをかなり有効的に活用できています。

オフィスが狭いということですが、何人くらいのスタッフが入られていますか？―――

５坪のオフィスの中に多い時で１０数人のスタッフ

この５坪程度のオフィスの中に常時４～５人のスタッフがおりまして、多い時には１０数人のスタッフが作業をしたり、ミーティングをしています。

書類も減ったということですが、どのような書類を減らされましたか？―――

書類はパソコンの中に入れてペーパーレスを実現

幼稚園には行政から求められる書類や日誌など多種多様な書類が必要で、以前はデスク上に書類が溢れていました。私のデスクも、事務員さんのデスクも、常時処理中の書類で一杯になっていました。
今回、それらの書類を、スキャナーなどを使ってパソコンに取り込むことを弘法さんからご提案いただき、ペーパーレスを実現できました。
当初、「３年はかかる…」と思っていたのですが、実際には１年もかからず書類を１０分の１くらいに減らすことができました。
また、書類だけでなく文房具もスタッフ全員で共有することで、劇的に減りました。例えば、ホッチキスなども以前は一人が一つずつ持っていましたが、今は全員で一つを共有しています。

具体的にはどのようにしてパソコンの中に書類を入れていますか？―――

スキャナを活用しペーパーレス

紙の書類は、コピー機のスキャナー機能を使って取り込み、フォルダを分けて整理しています。
また、今まで手書きで行っていた日誌なども、スタッフがパソコンで入力してくれています。
スタッフで共有すべき情報も基本的にはパソコンの中に入れていますので、パソコンの中を随時皆さんで確認してもらうようにしています。

ペーパーレスを進めるに当たり、スタッフからの抵抗はありませんでしたか？―――

クリアデスクも実現

パソコンが苦手なスタッフもいて、当初抵抗もありましたが、実際やってみると意外と難しくないし、便利なこともあるので好評です。
今では、仕事終わりの際はデスクの上には何も書類がない状態＝”クリアデスク”になっており、スタッフのストレスもずいぶん減ったと思います。

パソコンの台数も増やされたとか？―――

スタッフが同時に作業をできるように

そうですね、パソコンも１０台程度に増やして、スタッフが同時に作業しやすい環境をつくりました。
スタッフにはＩＴの専門家がいないので、弘法さんのアドバイスを元に皆で工夫しながら、フォルダをつくるなどしてパソコンの中で書類を整理しています。

ミーティングも数多くあるようですが、どのようにされていますか？―――

ミーティングの人数によってオフィスレイアウトを変える

以前は、オフィスの真ん中に大きなデスクがドーンと置いてあったので、ミーティングするのが難しかったですが、今は４０センチ×８０センチの小さなデスクを組み合わせていますので、ミーティングの参加人数によってレイアウトを毎日のように変えて行っています。
例えば、クラスミーティングなど４人程度で行う時は、小さな島をつくってミーティングを行います。
また、全体で行う１０人程度の会議の時は、机をすべてつなげてミーティングを行っています。
さらに、ミーティングをしながらも隣では作業をしたり、来客対応をすることもありますが、島を分けることができるので、集中もしやすいです。

狭いオフィスの中でスタッフそれぞれが集中して仕事されてますね？―――

作業、ミーティング、休憩などいろいろなシーンが共存

以前の大きなデスクでは、集中して仕事をしている人のそばでミーティングをしたり、昼食をとる人もいて、なかなか集中して仕事を進めづらかったですが、今は机を自由に移動できるので、少し隙間を開けるだけでも集中しやすいです。
また、「集中スペース」というコーナーもつくりまして、「このカウンターで仕事をする時は集中したい合図」ということで、周りの人も声を掛けないようなルールもつくりました。
その結果、今は、集中して作業をしている人、ミーティングをしている人、休憩をしている人など、様々な状況を共存できています。
ペーパーレスの実現で室内にスペースもできたので、デスクを移動しやすくなったという効果もあります。

レイアウトはどのように変えていますか？―――

レイアウトは毎日試行錯誤

毎朝、私（園長）が、その日の状況を踏まえてレイアウトを変えています！
スタッフの固定席も無くし、私の固定席もありませんので、その日のミーティングや仕事内容によってレイアウトを変え、場合によっては１日に何度も変えることもあります。
弘法さんが、オフィスレイアウト診断の際に「コミュニケーションや作業シーンに応じて変幻自在に可動する、トランスフォーメンション型のオフィス」という提案をしてくださいましたが、まさにその提案通りにレイアウトを変えながらやっています。

このようにオフィスを変えることで他の効果もありましたか？―――

ストレスが減りました！

スタッフの仕事に対する集中力が高まって、以前より残業も減りましたし、何より私（園長）のストレスがかなり減りました！
以前はデスクに山積みになっていた処理中の書類も今はありませんし、スタッフからも話しかけやすくなっているのではないかと思います。見た目にもよくて、保護者様からも「きれいになったね！」とよく言われます。

お客様である保護者の方の反応を詳しく聞かせてください―――

すごくおしゃれになったねと褒められることが多いです

以前は、保護者の方から「園内や教室はきれいだけど、オフィスが汚い、整理されていない」と言われたことがあるんですが、今は、「すごくおしゃれになりましたね！」と、褒められることが多いです。
また、弘法さんが、来客時の仕切り板も提案してくださったことで、来客の際も他のスタッフの仕事を気にせず応対できています。以前は、来客がある際はスタッフにオフィスの外に出てもらっていましたが、今はその必要もありません。
おかげさまで、保護者の方々に良い印象を持っていただけている効果からか入園者も増えて、定員一杯となっています。

今後はどのような課題がありますか？―――

今後もより良いレイアウトを模索していきます

今回のリニューアルでペーパーレスもかなり進みましたが、今後はもう一段階レベルアップして、書類を探しやすくするフォルダ分けのルールを作ったり、パソコンをもっと活用していきたいと思います。
レイアウトも模索中で、より良いレイアウトを日々試しながら研究しています。

最後に感想をお聞かせください―――

スタッフの声も盛り込んだオフィスにして本当に良かった

ちょうど１年ほど前になりますが、弘法さんのオフィスレイアウト診断を受けて本当に良かったです。オフィスレイアウトの分析と提案、なおかつペーパーレスまで提案していただき、助かりました。
提案いただいた通りの家具も購入させていただき、「状況に応じて変えることが出来るオフィス」というのは、本当にうちの園にピッタリでした。
また、トップダウンで決めたのではなく、スタッフにアンケートやヒアリングを行ったうえで提案してもらったので、スタッフの想いも含まれたオフィスになったことで、スタッフにも納得感があると思います。
ペーパーレスのやり方も親身に教えていただき、パソコンも導入することで、より加速しました。
今後は、さらにパソコンを活用していこうと思いますので、また相談に乗っていただければと思っています。

オフィスレイアウト診断＆提案承ります！