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デジタル化によりバックオフィス業務を大幅に効率化させた広島県の調剤薬局企業の事例
IT構築

デジタル化によりバックオフィス業務を大幅に効率化させた広島県の調剤薬局企業の事例

株式会社MSファーマシー

背景

今回は、広島市に本社を構える株式会社MSファーマシー様のデジタル化実践事例をご紹介いたします。MSファーマシー様は、広島県にて8店舗の調剤薬局を運営する企業様です。きっかけは弘法が開催するオフィスツアーに見学に来ていただいたことで、MSファーマシー様が抱えるいくつかの課題がデジタルで解決できるのでは?と考えられ、ご相談をいただきました。

ファーマシー様が抱えていた課題

元々は、宮本社長一人で各店舗のバックオフィス業務を一括管理しており、タイムカードや申請書類、就業規則や店舗のスケジュール管理も紙の資料などのアナログな方法で行っていました。店舗数が増えるに伴い負担が大きくなってきており、デジタル化を進めることで効率化が図れるのではないかとお考えでした。

弘法のデジタル化支援

弘法はお客様の課題を解決するためにデジタル化の伴走支援を行っています。

今回のMSファーマシー様では、次の4つを支援いたしました。

  1. タイムカードのデジタル化
  2. 申請書のデジタル化
  3. 店舗マニュアルやPOP、就業規則などの文書管理
  4. 店舗の休日などのスケジュール共有の仕組み化

順に紹介します。

①タイムカードのデジタル化


アナログな方法で打刻していたタイムカードを、デジタル化することで、各個人の携帯端末から、日々の終業時間を管理するための打刻を行うことができるようになりました。また、デジタルデータで集計されるため、今まで1週間程度かかっていた目視や手作業といった方法から、集計や管理に関わる作業工程や時間が1日程度と大幅に削減することができ、生産性の向上につながりました。

②申請書(各種届・稟議書)のデジタル化


休暇や遅刻、早退、出張申請などの勤怠にかかわる各種届け出をデジタル化しました。これにより申請者はもちろん、承認者や決裁者が社内にいない状況であっても社外から承認可能となりました。そのため、オフィスのテーブルに承認待ちの書類がたまることもなく、申請待ちに長い時間がかかることもなくなり、申請業務などに関わる生産性が向上しました。

具体的には下記の届けをデジタル化することができました。

  • 休暇届
  • 休日変更届
  • 遅刻・早退届
  • 稟議書
  • 出張申請
  • 自家用車使用届

③店舗マニュアルやPOP、就業規則などの文書管理

就業規則をデジタル化することで、印刷や管理の手間を省くことが可能になりました。また、各店舗にて作成された店内のPOPなども、デジタル化され全店舗への共有が容易になりました。ある店舗で好評なPOPなどは、インターネット上でダウンロードして他の店舗で簡単に印刷することができるようになり、他店舗でも利用されるようになったことで生産性の向上に繋がっています。

下記の共有文書をデジタル化することができました。

  • マニュアル
  • 店舗POP
  • 就業規則
  • 許可関連
  • 各種様式

④休日などのスケジュール共有の仕組み化

スケジュール管理も、ホワイトボードなどアナログな方法で行われておりましたが、インターネット上で確認できるようになり、店舗の休日や社員の予定の把握が容易になりました。そのため、業務連絡に関しても円滑に行われるようになり、生産性の向上につながっています。

デジタル化によって得られた効果

以上の業務がデジタル化されたことで、宮本社長が事務作業に使う時間と労力が削減され、店舗管理から経営へ、より集中できるようになりました。また、デジタル化をきっかけに宮本社長が行っていたバックオフィス業務は、若手メンバー任せる体制にしたことで、全社に関わる業務ができ、社員の育成やモチベーションアップに繋がっているということです。

まとめ

今回ご紹介したMSファーマシー様はデジタル化を実施したことで生産性の向上や組織体制の見直しを実現しました。弘法は、企業ごとに異なる課題や問題を解決するためにデジタルの伴走支援を行っております。「デジタル化を進めたいが、何からしたらいいかわからない」、「自社の課題がデジタル化で解決するかわからない」「デジタルツールを導入したが、上手く活用できていない」など、お悩みの際はお気軽にご相談ください。