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【社内事例】コミュニケーションが活性化することで、生産性向上につながった!

IT構築
【社内事例】コミュニケーションが活性化することで、生産性向上につながった! 株式会社弘法

弘法の働き方改革2つの目的

国をあげて働き方改革が進められる昨今、弊社も2つの取り組みを検討しました。まず一つは介護・育児で働きたくても働けない状況を改善するための受け皿的な「柔軟な労働環境をつくる」こと、もう一つは、働き手の減少に対応する「生産性の向上」です。
そして、この2つの目的達成のために、「テレワーク」を目指すことになりました。コロナ禍の今では、「テレワーク」は多くの企業において切り離せないものになっています。

コミュニケーションツールの有効活用

1.伝達が遅れると生産性は落ちる

テレワークでは、離れていることによるコミュニケーション不足が懸念されます。
電話では資料を共有できない、メールは確実に届いているか分からない、会議に参加しないと情報を共有できないことで伝達の遅れや行き違いが発生すると、生産性は落ちてしまいます。

2.インターネットツールを使って コミュニケーションが活性化

このような事態の有効的な解決手段として、インターネット回線を使ったコミュニケーションツールがあります。
弘法でも、会議・研修会・セミナーをオンライン化したり、ビジネスチャットツールでタイムリーな情報交換が可能になったり、空間をつなぐことで顔を合わせる機会が増えるなど、WEB会議システムとビジネスチャットを導入することでコミュニケーションが活性化し、「情報共有・業務進行のスピードアップ」「コスト・時間の大幅削減」「コミュニケーションの量と質のアップ」につながりました。

コミュニケーションツール活用の主な効果

1.情報共有・業務進行がスピードアップ!

<拠点間での情報共有がスピードアップ!>

以前までは、年に2回の全社会議でしか全社員が顔を合わせる機会がなく、情報交換の場がありませんでしたが、Zoomを活用して週に1回夕礼を全社員で行うようになってからは情報交換がしやすくなり、拠点間での情報共有スピードが格段にアップしました!
また、ビジネスチャットツールのLINEWORKSも導入したことで、個人間やグループ内の複数人間でタイムリーな業務連絡およびレスポンスが可能になり、業務進行のスピードも全体的に早まりました!

コミュニケーションツール活用の主な効果

2.コスト・時間が大幅削減!

<会議などの出張経費・移動時間が大幅削減!>

以前は、会議・セミナー・研修会への参加者の各拠点から本社への出張経費と移動時間がかなりかかっており、加えて参加者の都合合わせの手間や、不参加の場合には情報を共有できないという問題もありました。
WEB会議システム(Zoom)を導入後は、拠点や移動先からでも参加が可能になったため、出張にかかっていた交通費が年間で約60万円減、移動時間も年間で約84時間減と、それぞれ大幅削減を実現することができました! また、都合合わせの手間も減り、参加率もアップしました。

 

コミュニケーションツール活用の主な効果

3.コミュニケーションの量と質がアップ!

<コミュニケーション活性化で業務の質も向上!>

WEB会議やビジネスチャットの活用で情報交換の場が増えたことにより、拠点間を超えた社内コミュニケーションが活性化。こまめにコミュニケーションを取ることで情報の質も高まり、相乗効果で会社全体の業務の質も上がってきています。
また、専用回線を使って各拠点間を常時つないで「空間共有」を実施。WEBを通じて常に顔を合わせ、コミュニケーションを図っておくことで、スムーズな業務進行にもつながっています。