保管書類90%削減！書類検索時間や決裁スピードが劇的改善！

弘法の働き方改革２つの目的

少子高齢化を背景に国をあげての働き方改革が進められる中、弊社も２つの取り組みを検討しておりました。まず一つは介護・育児で働きたくても働けないという状況を改善するための受け皿的な「柔軟な労働環境をつくること」、もう一つは、働き手の減少に対応するための「生産性の向上」です。
上記２つの目的達成のために何ができるかを突き詰めた結果、「テレワーク」を目指すことになりました。コロナ禍の今、多くの企業においてテレワークは切り離せないものになっています。

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、単にオフィスから紙を取り除くことではなく、紙で残す必要のある書類資料などは残しつつ、不必要な書類資料などを取り除くことを言います。
そして、残す書類資料については、いつでもすぐ利用できるように整頓された状態をつくることまで含まれます。

対象となる書類資料など

• 書類資料などを中心としたビジネス文書
• カタログ、書籍、雑誌など
• 伝票
• 文具事務用品
• 図面、販促物、商品サンプル、掲示物など
• 書類や資料保管のために必要だったキャビネットなど

紙の書類が９０％削減された！

１年間使わない書類を整理したり、個人所有している資料や文具などを極力減らすなど、整理・整頓・清掃を日々進めた結果、紙の書類の90％削減を実現し、今では個人持ちの資料は１８センチのボックス一つになりました。
書棚などの保管スペースも大幅に減らすことができ、オフィス全体がスッキリしました。

書類を探す時間が大幅に減った

書類を整理してデータ化を推進し、共有する資料はスキャニングしてデータ保管することで、書類を探す時間が大幅に削減されました。
以前は、見積書、提案書、発注書など紙の書類をすべてファイリングして棚に大量にストックしており、ファイリングも照合作業も大変でした。

決裁スピードが劇的にアップ

紙の書類申請から電子決裁に切り替えることで、見積書を始めとする様々な社内申請の決裁スピードが劇的にアップしました。
以前はリーダー→マネージャー→社長決裁まで数日かかっていたものも、現在では当日にタイムリーな決裁が可能です。