タイムカードの電子化＆勤務状況の見える化でテレワークに対応

社内全体で柔軟な働き方ができるようになり、業務効率も上がった！

働き方改革に対応した労務管理の改善

① タイムカードの電子化

某就業管理システム会社が２０２０年に行った調査によれば、従業員２９９名以下の中小企業では、実に約70％が、手書きやタイムカード、エクセルなどで勤怠管理を行っています。
弘法でも以前はタイムカードを利用していましたが、カードを押すためだけに出社したり、毎月月末には各拠点からカードを集めての集計、および従業員人数分の翌月のカードの準備といった作業が発生していました。
その労力を省くため、出退勤の管理を電子化したところ、営業・サービス担当社員の直行直帰やコロナ禍でのテレワークも行いやすくなり、会社全体で業務効率が上がりました。

② システムによる勤務状況の確認

また、勤務状況の管理においては、「誰が・いつ・どこで」就業しているかの把握が難しく、営業マンの外出時にはホワイトボードに行先を書いたり、お客様から問い合わせがの場合は、その都度電話を切って所在を確認して折り返す、といった対応が必要でした。
そこで、在席管理や電子日報システムを導入することにより、いつでも一目で社員全員の所在を確認したり、月単位でのスケジュールの把握ができるようになっただけでなく、業務の進行状況も簡単に確認できるようになりました。

③ 社内申請の電子化

その他、紙の書類を通じて行っていた休暇申請や休日変更の社内申請も電子化することで、３日かかっていた業務が１日に短縮されるなどスピードアップしただけでなく、有給休暇の取得が促進され、働きやすさが向上しました。