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【社内事例】タイムカードの電子化&勤務状況の見える化でテレワークに対応

人材IT構築
【社内事例】タイムカードの電子化&勤務状況の見える化でテレワークに対応 株式会社弘法

社内全体で柔軟な働き方ができるようになり、業務効率も上がった!

働き方改革に対応した労務管理の改善

① タイムカードの電子化

某就業管理システム会社が2020年に行った調査によれば、従業員299名以下の中小企業では、実に約70%が、手書きやタイムカード、エクセルなどで勤怠管理を行っています。
弘法でも以前はタイムカードを利用していましたが、カードを押すためだけに出社したり、毎月月末には各拠点からカードを集めての集計、および従業員人数分の翌月のカードの準備といった作業が発生していました。
その労力を省くため、出退勤の管理を電子化したところ、営業・サービス担当社員の直行直帰やコロナ禍でのテレワークも行いやすくなり、会社全体で業務効率が上がりました。

② システムによる勤務状況の確認

また、勤務状況の管理においては、「誰が・いつ・どこで」就業しているかの把握が難しく、営業マンの外出時にはホワイトボードに行先を書いたり、お客様から問い合わせがの場合は、その都度電話を切って所在を確認して折り返す、といった対応が必要でした。
そこで、在席管理や電子日報システムを導入することにより、いつでも一目で社員全員の所在を確認したり、月単位でのスケジュールの把握ができるようになっただけでなく、業務の進行状況も簡単に確認できるようになりました。

③ 社内申請の電子化

その他、紙の書類を通じて行っていた休暇申請や休日変更の社内申請も電子化することで、3日かかっていた業務が1日に短縮されるなどスピードアップしただけでなく、有給休暇の取得が促進され、働きやすさが向上しました。

労務管理システムの導入により

遠隔での作業や管理ができて、業務効率がアップ!
休暇が取りやすくなり、働きやすさ向上!

取り組み①タイムカードの電子化

営業・サービス担当社員が直行直帰できるようになり、在宅ワークも含めて、フレキシブルに働けるように!

タイムカード電子化

以前このような手間や苦労、無駄がありました…

  • タイムカードを押すためだけに出社の必要があった
  • 毎月、各拠点からタイムカードを集めて集計しており、集まってから処理が終わるまでに3日間かかっていた
  • 毎月、全社員分の新しいタイムカードの準備、および各拠点に郵送していた

電子化で苦労したこと

  • はじめは入力漏れがあった→慣れることでほぼ無くなった
  • タイムカード不正打刻の懸念→GPS管理により防止でき安心

改善効果このような改善効果がありました!

  • 営業・サービス担当社員の直行直帰が可能になったことや、在宅ワークなど、フレキシブルに働けるようになった!
  • 管理部門のタイムカード管理の手間が無くなり、集計に3日間かかっていたものが、1日で処理できるようになった!
  • タイムカードの打刻忘れを事前に案内できるようになった!
  • オンラインで朝礼・夕礼が可能になり、社内で情報共有をしやすくなった!

取り組み②システムによる勤務状況の確認

在席管理システムで、営業・サービス担当社員の動向が一目瞭然!電子日報システムで、業務の進捗を手軽に共有!

在席状況の見える化

以前このような手間や苦労、無駄がありました…

  • 営業・サービス担当社員の外出時に、ホワイトボードに行き先やスケジュールを書いており、お客様から連絡があった際も、一旦電話を切って確認してから折り返すなど、対応が遅くなっていた
  • 外出先での業務後も、その都度業務報告のために帰社する必要があり、移動時間がかかっていた

電子化で苦労したこと

  • 慣れるまでは入力し忘れなどあり、逆に混乱することもあった → 都度アナウンスして解決してき、今は特に問題はない

改善効果このような改善効果がありました!

  • 在席管理システムの導入で、外出、在社、在宅勤務、休暇などが一目瞭然になり、社内で常時共有しやすくなった!
  • 管理部が営業担当社員のスケジュールをタイムリーに把握できるようになったため、お客様などから連絡があった際の対応がスムーズになった!
  • 電子日報システムを通じて、いつでもどこでも活動内容をタイムリーに確認することが可能になり、業務効率が向上した!
  • 業務報告のために帰社する必要が無くなったため、移動にかかっていた時間とコストを削減できた!

取り組み③社内申請の電子化

社内決裁が3~4日から1日に短縮され、効率アップ!
有休の申請がしやすくなり、取得が推進された!

休暇申請の電子化

以前このような手間や苦労、無駄がありました…

  • 申請~決裁までに3~4日かかっていた
  • 直接的な有休申請は心理的なハードルがあり、気軽には取りづらかった
  • 決裁者に紙の書類が集中し、管理も大変だった

電子化で苦労したこと

  • やり方が変わったことによる不慣れな時期はあったが、電子化の導入自体に特に苦労はなく、慣れれば便利なことばかり

改善効果このような改善効果がありました!

  • 書類を書いたり、印鑑を押す手間が無くなった!
  • 外出先からも申請できるため、業務が全体的にスピードアップした!
  • 有給休暇の申請がしやすくなり、取得が促進した!
  • WEB上で管理できるため、過去の履歴検索もスムーズになるなど、保管書類が格段に減った!
  • 有給休暇消化の管理・案内をしやすくなった!
  • 外出先からでも申請をチェックできるため、未処理の書類が溜まらなくなった!

タイムカードの電子化&勤務状況の見える化を推進されたい企業様

  • どのようにして社内ルールを決めたら良いか分からない方
  • 弘法の実例の詳細をお聞きになりたい方

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