中小企業の承認作業を劇的に効率化！ワークフローシステム活用法と成功事例の紹介

はじめに

中小企業において、承認作業は業務効率化の重要な鍵を握るプロセスです。しかし、紙ベースの書類やメールでのやり取りに依存していると、回覧の遅延、承認者不在による停滞、履歴管理の煩雑さといった課題が浮き彫りになります。こうした非効率なプロセスは、意思決定の遅延や業務全体の生産性低下を招く要因となります。

本記事では、ワークフローシステムを活用して承認作業を効率化する方法を解説し、実際の業種別事例とともに、NI Collabo360を用いた具体的な改善事例もご紹介します。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、業務プロセスにおける申請、承認、確認、処理などの一連の流れをデジタル化し、自動化・効率化するためのツールです。主な機能としては、申請書の作成・提出、承認ルートの設定、承認履歴の管理、通知機能などがあります。

導入のメリット:

• 業務の可視化: 承認状況や進捗がリアルタイムで確認できる。
• スピードアップ: 書類の物理的な移動が不要となり、承認までの時間を短縮。
• 人的ミスの削減: 承認漏れや二重承認といったミスを防止。
• モバイル対応: 外出先でもスマートフォンから承認可能。

中小企業が抱える承認作業の課題

1. 書類の回覧遅延: 紙の書類は物理的な移動が必要なため、承認者の不在や多忙によって遅れが生じます。
2. 承認者不在時の業務停滞: 長期出張や休暇中の承認者不在によって、重要な意思決定が遅れることがあります。
3. 承認履歴の管理が煩雑: 過去の承認履歴を確認する際、紙やメールでは検索性が低く、情報の追跡に時間がかかります。

ワークフローシステムで承認作業を効率化する方法

• ペーパーレス化によるスピードアップ: デジタル化することで物理的な書類移動が不要となり、迅速な承認が可能です。
• モバイル対応でどこでも承認可能: 外出先やリモートワーク中でもスマートフォンやタブレットから簡単に承認作業が行えます。
• 承認状況の可視化と進捗管理の強化: ダッシュボード機能により、どの申請がどこで止まっているかを一目で把握できます。

業種別の導入事例

1. 社会福祉法人: 社会福祉法人では、助成金申請、施設運営に関する承認、スタッフのシフト管理など多岐にわたる承認作業が存在します。ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までのプロセスを効率化し、事務負担を軽減できます。

具体例: ある社会福祉法人では、助成金申請書類の承認に複数の管理者を経由する必要があり、承認までに1週間以上かかることがありました。ワークフローシステム導入後は、申請書が自動的に承認ルートを進み、モバイル機能により外出先でも迅速に承認が行われ、承認期間が平均で2日に短縮されました。

2. サービス業: シフト申請や経費精算の承認作業が頻繁に発生するサービス業では、ワークフローシステムによって効率化が図れます。特に多拠点展開している企業では、各拠点からの申請を一元管理できます。

3. 調剤薬局チェーン: 調剤薬局チェーンでは、スタッフのシフト管理、稟議、経費精算など、迅速な意思決定が求められる業務が多く存在します。ワークフローシステムを活用することで、店舗ごとの申請を本部で一括管理し、業務の効率化を実現できます。

具体例: ある調剤薬局チェーンでは、勤怠の申請や稟議、交通費精算に紙ベースの書類やLINEを使用しており、申請から承認までに数日かかっていました。ワークフローシステム導入後、従業員からの申請がデジタル化され、リアルタイムで本部に通知されるようになりました。その結果、承認までの時間が半減し、在庫管理の精度も向上しました。

NI Collabo360を活用した承認業務の改善事例

NI Collabo360は、中小企業向けに特化したグループウェアで、ワークフロー機能が強力な特徴です。

特徴:

• 各種申請書を楽々様式設定
• 柔軟な承認ルート設定
• 直感的なインターフェース
• モバイル対応で外出先からも簡単に承認
• SFAとワークフローがシームレスに連携

導入事例: ある中小企業では、経費精算の承認に平均3日以上かかっていましたが、NI Collabo360を導入した結果、承認時間が1日に短縮され、経理部門の業務負担も軽減されました。また、過去の申請履歴も簡単に検索できるようになり、監査対応もスムーズになりました。

導入のポイントと成功するための注意点

1. システム選定時のチェックポイント: 企業の業務フローに適したシステムを選ぶことが重要です。柔軟なカスタマイズ性や操作性を確認しましょう。
2. 社内への浸透を促す運用ルールの策定: 新しいシステム導入時には、社員への十分な説明とトレーニングが不可欠です。運用ルールを明確にし、全員がスムーズに活用できる環境を整えましょう。

まとめ

ワークフローシステムの導入は、中小企業における承認作業の効率化だけでなく、業務全体の生産性向上にも寄与します。ペーパーレス化、モバイル対応、承認状況の可視化といった機能を活用することで、意思決定のスピードアップが可能です。