主催者・進行者のための
効果的な会議・ミーティングの進め方
～流れとポイントまとめ編～

【１】事前準備

効果的な会議・ミーティングを行うために、下準備はしっかり行う。
議題（目的）とゴールを設定し、会場の確保・参加者への連絡・資料づくりを行い、当日の進行スケジュールと時間配分を事前にシミュレーションしておく。

【ポイント】

○会議の成否は準備で８割決まる
○参加者への連絡・確認を怠らない
○資料と時間配分は事前に共有する

【２】アイスブレイク

会議・ミーティングでは、いきなり本題に入らず、時事の話題などの本題とは関係のない軽い雑談をするなどして、一旦空気を和ませてからスタートする。
張り詰めた雰囲気では、意見が出にくい。

【ポイント】

○進行者自身が話すよりも、参加者に話してもらうよう促す
○当日の天気や時事ニュース関連、参加者の趣味に関することなど

【３】議題提起・流れ確認

一番はじめに当日の議題（目的）を提起し、ゴール（何をどこまで決めるか）を、改めて参加者全員で確認して共有する。
また、おおまかな進行スケジュールと時間配分も確認しておく。

【ポイント】

○議題（目的）とゴールを参加者全員で確認・共有する
○スケジュールと時間配分も伝える

【４】概要説明

議題の内容について、担当者が資料に沿って概要を説明する。
あまり細かく説明しすぎず簡潔にまとめ、問題点と論点を明確に把握できるようにする。
また、論点が派生しないように気をつける。

【ポイント】

○できるだけ簡潔にまとめる
○問題点と論点を明確にして伝える
○論点が派生しないようにする

【５】意見交換・議論

議題に対し参加者に意見を求め、意見交換および議論を進めながら、一つずつ問題を解決していく。
その際、決まった人ばかりの発言にならないよう全員に発言の機会を与え、議論を活性化させる。

【ポイント】

○参加者全員に発言の機会を与える
○発言の無い者は不参加と同じという意識で取り組む

【６】中間まとめ

時間が押してきたり、ある程度意見が出そろったら、一旦まとめて途中経過を発表する。
経過を見える化することで改めて目的を確認し、ゴールへの道筋を整える。
時間の調整にもなる。

【ポイント】

○経過を見える化して目的を再確認
○論点がずれていたら元に戻す
○時間を調整する

【７】意見交換・議論

中間の経過をもとに、改めて意見交換を行い、実施が決まったものは、進め方・担当者・期日などを具体的に決めていく。
当日の議題は、できるだけ次回に継続しないように努力する。

【ポイント】

○中間経過をもとに進める
○具体的な内容も決めていく
○議題はできるだけ次回に回さない

【８】まとめ・結論

当日の議題（目的）に対し、意見交換・議論の結果をまとめ、決定事項を発表する。
終了時間は守り、議論が予定通り進んでいない場合でも必ず何らかの結論を出し、次につなげる。

【ポイント】

○意見をまとめ、決定事項を発表する
○終了時間は守る
○必ず何らかの結論を出す

【９】感想共有

最後に、会議・ミーティングを通じて感じたことや気づきなどの感想を、参加者全員に聞いて終わる。
各人の捉え方や参加の意識を共有し、今後に向けてモチベーションを高める。

【ポイント】

○参加者全員に、気づき・感想を聞く
○参加者の意識を共有して、今後のモチベーションを高める

【１０】決定事項共有

会議・ミーティングでの決定事項は、議事録としてメールやLINEなどで当日中に参加者全員に配信し、共有する。
「いつまでに・誰が・何をするか」を明確にし、確実に実行できるようにする。

【ポイント】

○決定事項は議事録で共有する
○当日中に参加者全員に配信する
○「いつ・誰が・何を」を明確にする