【1】事前準備
効果的な会議・ミーティングを行うために、下準備はしっかり行う。
議題(目的)とゴールを設定し、会場の確保・参加者への連絡・資料づくりを行い、当日の進行スケジュールと時間配分を事前にシミュレーションしておく。
【ポイント】
○会議の成否は準備で8割決まる
○参加者への連絡・確認を怠らない
○資料と時間配分は事前に共有する
【2】アイスブレイク
会議・ミーティングでは、いきなり本題に入らず、時事の話題などの本題とは関係のない軽い雑談をするなどして、一旦空気を和ませてからスタートする。
張り詰めた雰囲気では、意見が出にくい。
【ポイント】
○進行者自身が話すよりも、参加者に話してもらうよう促す
○当日の天気や時事ニュース関連、参加者の趣味に関することなど
【3】議題提起・流れ確認
一番はじめに当日の議題(目的)を提起し、ゴール(何をどこまで決めるか)を、改めて参加者全員で確認して共有する。
また、おおまかな進行スケジュールと時間配分も確認しておく。
【ポイント】
○議題(目的)とゴールを参加者全員で確認・共有する
○スケジュールと時間配分も伝える
【4】概要説明
議題の内容について、担当者が資料に沿って概要を説明する。
あまり細かく説明しすぎず簡潔にまとめ、問題点と論点を明確に把握できるようにする。
また、論点が派生しないように気をつける。
【ポイント】
○できるだけ簡潔にまとめる
○問題点と論点を明確にして伝える
○論点が派生しないようにする
【5】意見交換・議論
議題に対し参加者に意見を求め、意見交換および議論を進めながら、一つずつ問題を解決していく。
その際、決まった人ばかりの発言にならないよう全員に発言の機会を与え、議論を活性化させる。
【ポイント】
○参加者全員に発言の機会を与える
○発言の無い者は不参加と同じという意識で取り組む
【6】中間まとめ
時間が押してきたり、ある程度意見が出そろったら、一旦まとめて途中経過を発表する。
経過を見える化することで改めて目的を確認し、ゴールへの道筋を整える。
時間の調整にもなる。
【ポイント】
○経過を見える化して目的を再確認
○論点がずれていたら元に戻す
○時間を調整する
【7】意見交換・議論
中間の経過をもとに、改めて意見交換を行い、実施が決まったものは、進め方・担当者・期日などを具体的に決めていく。
当日の議題は、できるだけ次回に継続しないように努力する。
【ポイント】
○中間経過をもとに進める
○具体的な内容も決めていく
○議題はできるだけ次回に回さない
【8】まとめ・結論
当日の議題(目的)に対し、意見交換・議論の結果をまとめ、決定事項を発表する。
終了時間は守り、議論が予定通り進んでいない場合でも必ず何らかの結論を出し、次につなげる。
【ポイント】
○意見をまとめ、決定事項を発表する
○終了時間は守る
○必ず何らかの結論を出す
【9】感想共有
最後に、会議・ミーティングを通じて感じたことや気づきなどの感想を、参加者全員に聞いて終わる。
各人の捉え方や参加の意識を共有し、今後に向けてモチベーションを高める。
【ポイント】
○参加者全員に、気づき・感想を聞く
○参加者の意識を共有して、今後のモチベーションを高める
【10】決定事項共有
会議・ミーティングでの決定事項は、議事録としてメールやLINEなどで当日中に参加者全員に配信し、共有する。
「いつまでに・誰が・何をするか」を明確にし、確実に実行できるようにする。
【ポイント】
○決定事項は議事録で共有する
○当日中に参加者全員に配信する
○「いつ・誰が・何を」を明確にする
会議・ミーティングについてのご相談承ります
株式会社弘法では、仕事効率を高める対策として、会議・ミーティングの進め方についても日々工夫をしながら改善に取り組んでいます。
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