たった3か月で生成AI活用に成功した実践事例 – 就業規則・社内規程Q&A編

こんにちは。

働き方や働く場所をトータルでサポートしている株式会社弘法です。

近年、生成AIが急速に注目されていますが、むしろ私たちのような人手や時間に限りのある中小企業こそ、有効に活用していくべきだと感じています。しかし、実際には生成AIをブログやメール文作成業務では使用していても抜本的に業務効率化を実現する活用ができている方は多くはないのでしょうか。生成AIの活用は難しそうと思われがちですが、決して難しくなく、弊社ではたった3か月で生成AI活用の成果が出ました。

今回は、生成AIを活用して就業規則や社内規程の確認を効率化した事例をご紹介します。従来は規程を調べるのに時間がかかり、必要に応じて管理部門への問い合わせも発生していましたが、AIの活用で自己解決スピードが飛躍的に向上しました。「規程を調べるのに時間がかかっている」、「社内からの問い合わせ対応で本来の業務が進まない」という方にこそ、ご覧いただきたい内容です。

以前の課題：規程を探す手間と管理部門への問い合わせによる業務中断

以前は、社員が有給休暇の取得ルールなどを確認する際、就業規則や社内規程の書類を自分で調べ、読み解く必要がありました。しかし、必要な情報がどこに書かれているか分からず、調べるのに時間がかかってしまうのが課題でした。さらに、自分で調べて不明な点は管理部門に問い合わせていたため、問い合わせ対応によって、管理部担当者が本来の業務に集中できなくなっていたのです。

生成AI導入後：「AI秘書」のようなチャット形式で質問できる状態に

こうした状況を改善するため、弊社では生成AIを活用し、「AI秘書」のようなチャット形式で社内規程について質問できる状態を構築しました。複数の規程データをAIに読み込ませることで、社員が知りたいことを質問すると、AIが複数の規程を横断して該当箇所を要約し、即座に回答してくれます。

効果：自己解決スピードの向上と管理部門の負担軽減

生成AIを導入したことで、AIが的確に回答してくれるため、社員自身の自己解決スピードが飛躍的に向上しました。これにより、管理部門への問い合わせが減少し、管理部の担当者が本来の業務に集中できる環境が整いました。また、手軽に社内のルールを確認できるようになったことで、社内ルールの周知やコンプライアンス意識の向上が図れた点も大きな効果です。

まとめ：生成AIで社内問い合わせ業務が劇的に効率化できた

今回ご紹介したように、生成AIは社内規程の確認といった日常の社内業務を効率化する強力なパートナーになります。「社内ルールの確認に時間がかかり業務効率が悪い」「社内からの問い合わせ対応で管理部門の業務が滞っている」といったお悩みがある企業様には、ぜひ一度試していただきたい活用法です。