ムダを省き、効果的な会議・ミーティングにするためには、何にどう取り組むべきか。
すぐにできる具体策を、５つのポイントに分けてご紹介します！
ポイント１
問題点
目的（ゴ―ル）がはっきりしない
改善策
◇事前に目的と目標（ゴール）を伝えておく
◇開始時に改めて発表して共有する
ムダの無い会議・ミーティングにおいて、参加者全員が目的と目標（ゴール）を共有することは、最も大事なことです。
したがって、参加者に会議・ミーティングの開催日程を伝えるタイミングでよいので、目的と目標（ゴール）も事前に必ず伝えておきましょう。
また、会議・ミーティングの開始時には、改めて開催の目的と当日の目標（ゴール）を発表し、共通認識を持ったうえでスタートするようにしましょう。
具体策〈一例〉
ホワイトボードや大きな紙で「見える化」
開始時に発表した目的・目標は、会議中もホワイトボードなど全員が目に留まるところに掲示して「見える化」しておく。
ポイント２
問題点
話が脱線しやすい・意思決定がない
改善策
◇事前に資料を作成して参加者に配布する
◇議論の論点を明確にしておく
会議・ミーティングの開催時は、事前に資料を作成して参加者に配り、目を通しておいてもらうようにしましょう。
また、資料には、当日の議題と論点、目標（ゴール）を明確に書いておき、何を議論するかを理解したうえで参加してもらうようにしましょう。
あらかじめ主旨を理解しておいてもらうことで、参加者が資料を読みふける時間や話の脱線を防ぐことができ、ムダなく意思決定に向けて会を進めることができます。
具体策〈一例〉
議題に対する意見をまとめてきてもらう
当日の議題に対し、配布資料をもとにある程度意見をまとめて参加してもらい、各自発表する時間を設ける。
ポイント３
問題点
話がまとまらない・ダラダラ長い
改善策
◇参加人数は１０名以内にする
◇９０分～１２０分で時間配分して進める
会議・ミーティングは、参加人数が多すぎると意見がまとまりにくくなるので、できるだけ１０名以内に抑えるようにしましょう。
また、時間が長すぎる場合も集中力が続かずアイデアが出にくくなりますので、９０分～１２０分を目安に実施しましょう。
時間通りに進めるためには、会議・ミーティング全体の流れをあらかじめ時間配分しておき、それを軸に目標（ゴール）に向けて進めていくとよいでしょう。
具体策〈一例〉
開始時に「タイムスケジュール」を提示
開始時に、参加者に対して会議の終了時間と全体のタイムスケジュールを提示して共有し、それを目安に進行する。
ポイント４
問題点
沈黙が多い・ディスカッションが無い
改善策
◇参加者全員に発言の機会を設ける
◇３０分に１度は発言するようにする
会議・ミーティングの場では必ず参加者全員に発言の機会を設け、意見を述べてもらうようにしましょう。
３０分に１度を目安に発言の機会をつくるとよいでしょう。
話す人が偏ってしまうと「聞くだけ」の人が発生し、聞くだけの時間が続くと集中力を保ちにくくモチベーションも低下します。
実際に発言してもらうことで参加者全員のモチベーションも上がり、内容の濃い会議・ミーティングになります。
具体策〈一例〉
進行者が一人ずつ指名して発言を促す
「何か意見はありませんか？」と漠然と投げかけるのではなく、進行者が一人ずつ指名して発言してもらう。
ポイント５
問題点
決定事項が理解されない・実行されない
改善策
◇最後に必ず「本日のまとめ」をして確認する
◇議事録を終了後に参加者全員にメールで送る
会議・ミーティングの最後には必ず「本日のまとめ」をし、決定事項ややることなどを再確認して、参加者全員と共有するようにしましょう。
また、会の進行中は議事録をつけておき、終了後は「誰が・何を・いつまでに」やるのかなどの決定事項を、参加全員にメールやLINEなどでその日のうちに配信しておきましょう。
ホワイトボードやメモの写メもＯＫです。
具体策〈一例〉
「議事録シート」をつくって共有する
「何を、誰が、いつまでに、どうする」といった会議での決定事項が一目でわかる議事録シートをつくって、共有する。
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株式会社弘法では、仕事効率を高める対策として、会議・ミーティングのやり方についても日々工夫をしながら改善に取り組んでいます。
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