仕事効率と生産性を高める！「会議・ミーティング」
ムダな会議・ミーティングを効果的に変える方法

会議・ミーティングの重要性

会議・ミーティングは目標や計画を共有する場

企業で日常的に行われる会議・ミーティング。
御社の会議・ミーティングは、成果につながる有意義な時間になっていますでしょうか？
本来、会議・ミーティングとは、「複数の人と一緒に情報を持ち寄って良いアイデアを練り、課題に対する目標や計画を共有し、やることを決めていく」ために行うものです。
つまり、企業においては、限られた時間の中で意思決定や方向性の確認を行うためになくてはならないものであり、生産性を高めるうえで重要な役割を果たしています。
また、参加者にとっては「参加することでモチベーションが上がり、やる気が高まる場」でもあります。

やる気の高まる会議・ミーティングを実施しよう

しかし一方で、会議・ミーティングは仕事の中で一番のムダな時間と感じる人が多いのも事実です。
「目的が不明」「ダラダラと長い」「何も決まらない」会議・ミーティングは、生産性を高めるどころか時間の浪費となり、業務効率に大きなマイナスとなってしまうからです。
ムダな会議・ミーティングを無くし有意義な時間に変えていくには、会議・ミーティングそのものへの認識を改め、「明確な目的に向かい、限られた時間内で結論を出す」場に変えていく必要があります。
そうすることで、おのずと会社全体のやる気も高まり、生産性アップ・業績アップへとつながっていくようになります。

ムダな会議・ミーティングの特徴

では、ムダな会議・ミーティングとはどのようなものでしょうか。
ムダな会議・ミーティングには、以下のような特徴が挙げられます。
もし御社に一つでも当てはまる項目があれば、自社の会議・ミーティングについて、内容だけでなく準備も含めて今一度見直してみましょう。

【ムダ１】目的や目標がはっきりしない

特に議題を設けず、定例会議として惰性で開催され、「とりあえず集まる」ことが目的になってしまっており、会議・ミーティング自体の目標（ゴール）設定がない。

【ムダ２】単なる報告会になっている

単に、結果や進捗の報告や数字の資料を読み上げるだけといった報告会的な内容に終始し、ディスカッションが無く、未来に向けての進展がない。

【ムダ３】資料が無いもしくは多すぎる

資料が無いと情報が伝わりにくかったり、誤って伝わることがある。逆に、多すぎる場合は資料に目を通すことに注力してしまい、ディスカッションが疎かになる。

【ムダ４】進行の流れや終了時間が不明

進行の流れや終了時間が決まっていないため、ダラダラと長時間続いてしまう。参加者の集中力が切れると良いアイデアも出づらいため、単なる時間の浪費になりやすい。

【ムダ５】特定の人だけが発言している

上層部もしくは担当者など特定の人だけが発言していたり、資料を読むだけで沈黙しているなど、発言機会のない参加者がいる。

【ムダ６】意思決定が行われない

長く議論はしたものの結論が出ず先延ばしになったり、話が脱線して予定していた議題を話す時間がなくなったなど、意思決定が行われないまま終わってしまう。

リアルとオンラインのハイブリッド型の時代

リアルとオンラインそれぞれの特徴を活かして使い分ける

また近年、コロナ禍を背景に、テレワークなどの離れた場所同士で働く機会が増加したため、一般的にもZoomなどのＩＣＴ（情報通信技術）を使ったオンライン会議・ミーティングの機会が増加、定着してきました。
しかしながら、オンライン会議・ミーティングは業務の効率化やコスト削減に効果的な反面、情報共有や参加者のモチベーションの部分での課題もあります。
例えば、意見交換や決定事項について画面を通して行うため、慣れていないと難しかったり、その場の雰囲気やニュアンスを読み取れずモチベーションを保ちにくいという人もいます。
このような背景からも、企業の会議・ミーティングは、今後はリアルとオンラインそれぞれの特徴を活かしながら、時と場合によって使い分ける「ハイブリッド型」としてより発展していくものと思われます。