バックオフィス業務を効率化！経費精算システム導入のメリットと成功事例

はじめに

中小企業におけるバックオフィス業務は、限られた人員の中で効率的に運営する必要があります。特に経費精算業務は、紙ベースの申請やExcel管理が未だに多くの企業で採用されており、手作業による負担が大きな課題となっています。申請から承認、経理処理までのプロセスが煩雑で、時間やコストがかかることで、従業員や管理者の業務負担が増加してしまうのが現状です。

こうした課題を解決するため、多くの企業が経費精算システムを導入し、バックオフィス業務の効率化を図っています。本記事では、経費精算システムの具体的なメリット、導入時のポイント、そして成功事例を詳しく解説し、中小企業がどのように業務の効率化を実現できるのかを紹介していきます。

経費精算業務の課題

手作業による非効率性

中小企業では、経費精算を紙の申請書やExcelを使って管理しているケースが多く見られます。この方法では、まず従業員が経費申請書を手書きで記入し、領収書を添付して上司に提出。その後、承認者が内容を確認し、経理部門へ送付するという流れになります。このプロセスには多くの手作業が含まれ、申請者・承認者・経理担当者それぞれの負担が大きくなります。

さらに、紙の書類を扱うため、入力ミスや計算間違いが発生しやすく、領収書の紛失リスクも伴います。経理担当者は申請内容を手入力でシステムに登録する必要があり、業務負担が大きい上に、人的ミスが発生しやすいのが課題です。

承認プロセスの停滞

紙ベースやメールでの申請では、経費精算の承認が滞ることが多くあります。例えば、承認者が出張中だったり、多忙で確認が遅れたりすることで、申請が長期間放置されるケースが発生します。その結果、従業員の経費精算が遅れ、不満が高まる要因となります。また、進捗状況をリアルタイムで確認することが難しく、どこで承認が滞っているのかを調べるために、経理担当者が各承認者に問い合わせる必要があるなど、業務の停滞を招く原因にもなります。

経費精算システム導入のメリット

業務の効率化

経費精算システムを導入することで、申請から承認、経理処理までの一連のプロセスをオンラインで完結できるようになります。従業員はスマートフォンやPCを使って経費申請を行い、承認者はシステム上でワンクリックで承認が可能になります。OCR機能を搭載したシステムでは、領収書をスマートフォンで撮影するだけで自動入力ができ、手作業の負担が大幅に軽減されます。

また、経理部門では、システムが自動計算を行うことで入力ミスや計算間違いを防ぐことができます。さらに、申請状況や承認の進捗をリアルタイムで確認できるため、申請の滞留が発生しにくくなり、スムーズな業務運営が実現します。

ヒューマンエラーの削減

経費精算システムでは、あらかじめ設定した社内ルールに基づいて自動チェック機能が搭載されています。例えば、一定額を超える申請には追加承認が必要になるよう設定できたり、不適切な費目を選択した場合に警告を表示する機能が備わっています。これにより、入力ミスや不適切な申請が未然に防がれ、経理担当者の確認作業の負担が軽減されます。

また、重複申請の防止や経費の不正利用を検知する機能もあり、企業全体のコンプライアンス強化にも貢献します。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙ベースの経費精算では、申請書や領収書の印刷、保管、郵送といった作業にコストがかかります。経費精算システムを導入することで、これらのコストを削減し、企業の経費管理の最適化が可能になります。電子化された申請書や領収書はクラウド上に保存され、過去のデータも簡単に検索・参照できるため、管理の手間も削減されます。

テレワーク対応の強化

近年、テレワークを導入する企業が増加しています。経費精算システムを活用すれば、従業員はどこにいてもオンラインで申請・承認が可能になり、業務の柔軟性が向上します。特に、スマートフォン対応のシステムであれば、出張先や移動中でもスムーズに処理ができるため、より効率的な働き方を実現できます。

成功事例：楽楽精算による業務効率化

事例1：手作業の煩雑さを解消

福山市の中小企業では、Excelと紙の申請書で経費管理を行っていましたが、処理に時間がかかり、経理担当者の負担が大きいという課題がありました。楽楽精算を導入したことで、申請時間が約3分の1に短縮され、承認待ち時間も大幅に削減。OCR機能を活用した自動入力により、経理部門の作業負担が50%減少し、業務全体の効率が向上しました。

事例2：ペーパーレス化とコスト削減

株式会社弘法においても、紙の領収書管理が煩雑で、保管スペースや管理コストがかかっていました。楽楽精算を導入したことで、領収書の電子化が実現し、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応でき、物理的な保管スペースが不要になりました。また、スマートフォンアプリを活用することで、広島県、山口県の各拠点からの申請や承認が可能になり、業務の柔軟性が高まりました。

まとめ

経費精算システムの導入は、中小企業のバックオフィス業務の効率化に大きく貢献します。手作業の負担軽減、ヒューマンエラーの削減、ペーパーレス化、テレワーク対応など、多くのメリットがあります。特に、楽楽精算のようなクラウド型のシステムを活用することで、よりスムーズな経費管理が可能になります。業務改善の一環として、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。