弘法実録！働き方改革
～生産性が高く働きやすいオフィスづくりを目指しませんか？～

弘法の働き方改革２つの目的

弘法では、働き方改革の実践に向けて下記２つの目的を突き詰めた結果、「テレワーク」を目指すことになりました。

１．柔軟な働き方

昨今のコロナ渦においては、出社しなくても仕事ができる「テレワーク」や、営業マンは外出先のどこからでも仕事を進めることができる「モバイルワーク」などの柔軟な働き方が求められます。

２．生産性の向上

働き方改革推進の背景にある「労働力人口の減少」。これからの時代は、いかにムダを減らして人手をかけずに成果を上げられるかを追求し、労働生産性を高めることが求められます。

弘法のテレワークの歩み

２０１５年のモバイルワークを皮切りに、テレワーク（モバイルワーク・在宅勤務・サテライトオフィス勤務）への取り組みがスタートしました。

テレワークに取り組む中で見えた４つの課題

テレワークに取り組んだ結果・良かったこと

１．仕事とプライベートのバランスが良くなった！

実際にテレワーク（在宅勤務）を実践した社員からは、「通勤時間が無くなり生活にゆとりが生まれた」「仕事の合間の休憩中に家事ができた」「通勤ラッシュのストレスから解放された」など喜びの声が聞かれ、仕事とプライベートのバランスが良くなりました。

２．柔軟な働き方ができるようになった！

テレワークが可能になることで、場所にとらわれない柔軟な働き方ができるようになりました。
例えば、営業マンは、朝から取引先に直行し、夕方には一日の仕事の処理をモバイルＰＣやスマホで外出先から済ませてそのまま帰宅することも可能になりました。
また事務職の方では、昨今の新型コロナで学校が休みになるなどの急な不測の事態での在宅勤務ができるようになりました。

３．紙の書類が９０％削減された！

１年間使わない書類を整理するなど、整理・整頓・清掃を日々進めていった結果、今では個人の机の資料が１８センチボックス一つになりました。

４．書類を探す時間が劇的に減った

書類を整理し、データ化することで、書類を探す時間が劇的に減りました。
以前は、見積書、提案書、発注書といった紙の書類をすべてファイリングして、棚に大量にストックしてありました。ファイリング作業も大変なうえ、売上表を発注書と照合したりするのも大変でした。
また、研修会でもらう資料なども個人管理でしたが、一冊をスキャニングしてデータ保管に変更しました。

５．ＦＡＸもムダに出力することなく確認

メーカーへの注文書も、以前はＦＡＸした後、ＦＡＸが無事届いているかをメーカー側に電話で確認するなど二度手間でしたが、現在は、ＰＣからＦＡＸ送信して日付ごとに記録が自動生成され、受信ＦＡＸも受信後に一旦ＰＣで内容を確認できるため、ムダな出力が軽減されます。

６．時間やコストの削減につながった！

紙がデータ化されたことによる書類検索時間の削減、オンライン会議の実施による移動時間や移動コストの削減、出先から社内にアクセスが可能になったことによる残業時間の削減など、ムダな時間やコストの削減につながりました。

 

７．決裁スピードがアップ！

様々な社内申請の決済スピードが、劇的にアップしました。
以前は顧客への見積の提出も、上長の確認が必要で、毎回社内で紙の見積書を回していました。
【以前の決済方法：リーダー→マネージャー→社長決裁】
そのため、上長で滞り数日滞ることもありました。しかし、現在は見積書を電子化したことで、当日にタイムリーに決済することができています。