＜会議・ミーティングの効果を高める３つのカギ＞
準備・進行・モチベーション

「準備8割」の意識で取り組もう！

会議・ミーティングの前に行うべき３つの準備

①会場の確保

会議・ミーティングの実施が決まったら、まずは会場を確保しましょう。
参加人数や進め方を考慮（座席数・机の配置・必要な機材など）し、選ぶことが大事です。
また、当日までに機材（インターネット回線・プロジェクターなど）の動作確認もしておきましょう。

②連絡・確認

参加者には前もって、開催の目的と議題、日時・会場・持参物などを明確に伝えておきましょう。
可能であれば当日の進行スケジュールや資料も伝えておけば、よりスムーズに進められます。
また、参加者の出欠確認もしておきましょう。

③資料づくり

当日は目的や議題を共有しながら進めるためにも、資料は必須です。テーマごとに簡潔明瞭にまとめ、当日は紙面もしくは画面で共有しながら、それを補足していくイメージです。
可能であれば、事前に共有しておくとよいでしょう。

会議・ミーティング進行のコツ

アイスブレイク

アイスブレイクとは、「氷を壊す」つまり会議・ミーティング前の冷たい空気を和ませ、参加者全員が安心して意見をしやすい雰囲気をつくることです。
本題に入る前に、時事の話題をテーマに軽く雑談したり、進行者がエピソードトークをするなどして張り詰めた空気を解いてからスタートすることで、発言しやすくなります。

課題とゴールを共有

本題に入る直前に、会議・ミーティングの議題（目的）とゴールを改めて参加者全員で確認し、「軸」を共有しましょう。
また合わせて、当日の進行スケジュールと時間配分も共有し、参加者に予め時間を意識してもらうことで、スムーズに進めやすくなります。
手段としては、「会議・ミーティングシート（下記参照）」を全員に配布したり、ホワイトボードなどに貼って「見える化」するとよいでしょう。

意見は「見える化」し結論へ導く

会議・ミーティングの開催中は、意見が出ない場合は発言者を指定したり、出すぎる場合は一人ずつの意見を簡潔にまとめながら次の人に回すなど、進行者が中心になって意見をとりまとめましょう。
また、出た意見はホワイトボードに書き留めるなどし、参加者全員に「見える化」しておきましょう。
議題・ゴールと意見を見える化しておくことで、話の脱線も防止できます。
また、意見交換が長引くと主題が見えなくなってくることがあるので、定期的に「ここまでこのような意見になっています」などと中間まとめを入れ、経過を確認しつつ進めることで、結論に導きやすくなります。

議事録で結論と課題を確認

会議・ミーティングの結果を確実に活かすためには、最後のまとめで「決定事項」と「次回への課題」を参加者全員で確認しておきましょう。
議事録で、当日の議題に対して「結論」はどうなったか、次回への課題に対して「何を・誰が・いつまでに」実施するかを明確にし、メールやLINEなどで共有しましょう。

参加者のモチベーションを高めるコツ

30分に一度は発言機会を

発言する人が偏ってしまうと、聞くだけの人は集中力が落ち、モチベーションが低下します。会議・ミーティングでは、必ず参加者全員に発言の場を設け、意見を述べてもらいましょう。
30分に一度程度を目安にするとよいでしょう。
また、発言に関しては、事前に当日の資料を配布したり、議題をもとにした課題を投げかけておき、各自が意見を持って参加してもらうようにすることで、より積極的な意見交換を促すことができます。

意見を否定しない

会議・ミーティングにおいて、出た意見に対し毎回否定的な見解を述べる人がいます。
そうなると、発言者のモチベーションは下がり、それ以降は意見を出しにくくなります。
出てきた意見は一旦受け入れた上で、建設的にディスカッションを進めるようにしましょう。

発言しやすい環境づくり

会議・ミーティングをスムーズに進めるには、会場の環境も大事です。
騒音や周囲の声聞こえたり、電話が鳴るような場所は避け、集中して発言しやすい環境で実施しましょう。
また、座席の配置（下記参照）にも考慮しましょう。

会議・ミーティングに効果的な６つの座席配置

目的や内容で使い分けよう

会議・ミーティングの会場設定は、目的や内容、参加人数などの違いで、それぞれに適した座席配置にすることでより効果的に実施できます。
例えば、ブレーンストーミングのような意見交換を中心に行う場合は「ロの字型」、プレゼンや発表を行いつつ意見を交わす場合は「コの字型」がおすすめです。