たった3か月で生成AI活用に成功した実践事例　生成AIによる活動内容入力の工数削減 編

働き方や働く場所をトータルでサポートしている株式会社弘法です。

近年、生成AIが急速に注目されていますが、むしろ私たちのような人手や時間に限りのある中小企業こそ、有効に活用していくべきだと感じています。しかし、実際には生成AIをブログやメール文作成業務では使用していても抜本的に業務効率化を実現する活用ができている方は多くはないのでしょうか。生成AIの活用は難しそうと思われがちですが、決して難しくなく、弊社ではたった3か月で生成AI活用の成果が出ました。

今回は、営業活動における商談記録の作成に、生成AIを活用した事例をご紹介します。弊社では、1件20分かけていた商談記録の登録時間をたった5分に削減しました。「商談情報の入力やまとめに時間がかかっている方」や「営業メンバー間で商談記録の書き方にバラつきがある方」「商談内容をわかりやすく整理して上司に報告したい方」にぜひご覧いただきたい内容です。

以前の課題：フォーマットに合わせた商談情報の作成に膨大な時間と労力

以前は、弊社の営業担当者が商談後に活動記録（商談情報）を登録する際、その作成に多くの時間と手間がかかっていました。

特にしっかりとしたヒアリングを伴う商談は、話す内容が多く商談中に取ったメモや録音データをもとに、社内フォーマットに沿って情報を整理しなければなりませんでした。弊社のフォーマットでは、

【活動内容】（商談の概要や自分がやったこと、話した目的）

【顧客反応・状況】（お客様が話した内容や反応、ヒアリングした課題）

【推察・対策】（上記を踏まえて自分が考えたこと、今後の計画やネクストアクション）

という3つの視点で記述する必要がありましたが、これらを上司が一読してすぐに状況を理解できるように文章化する作業は、営業担当者によって得意・不得意の差が大きく、書き方のバラつきもありました。記述量の多い商談になると、情報の整理と登録作業に1件あたり約20分も費やしており、営業活動を終えた後の大きな事務負担になっていました。

生成AI導入後：「専属のAIアシスタント」が一瞬で社内フォーマットに沿って自動作成

こうした課題を解決するため、弊社では生成AIの機能にあるアプリツールを活用しました。このアプリは、あらかじめ特定の仕事のルールや役割を設定しておくことで、「自社専用のAIアプリ」を自由に、かつ簡単に作れる機能のことです。

今回の取り組みでは、商談報告書の作成ルールをカスタム指示としてAIアシスタントにあらかじめ設定しておきました。営業担当者は、商談中に急いで書き留めた「断片的な商談メモ」や「商談時の録音データ」をこのAIアプリに入力するだけです。すると、AIが内容を瞬時に分析し、【活動内容】【顧客反応・状況】【推察・対策】の3つの項目に整理された、読みやすい商談記録をその場で自動作成してくれる仕組みを構築しました。

なお、本取り組みでは法人向けプランを利用しており、入力した商談内容が生成AIの学習に利用されることはありません。顧客情報を扱う業務でも安心して活用できる環境を整えたうえで運用しています。

効果：1件あたり75%の短縮と、書き手によらない記録の質

最も大きな変化は、1件あたりの作業時間です。平均で約20分かかっていた情報の整理と登録が、5分以内で終わるようになりました。1件で15分。営業担当者1人が月20件の商談を行うとすれば、月に5時間、年間で60時間が、本来のお客様対応に使える時間として戻ってきます。

短縮できた理由は、作業工程そのものが変わったことにあります。以前は「情報を整理する」「文章にする」「フォーマットに当てはめる」という3つの工程を、すべて人が担っていました。今は前の2つをAIが引き受け、営業担当者の仕事は、出てきた内容に目を通して事実関係を確かめ、登録することだけになっています。

時間以外にも、2つの変化がありました。

ひとつは、記録の質が揃ったことです。これまでは個人の文章力やまとめ方に依存していましたが、今は誰が登録しても3つの視点が同じ粒度で埋まるため、上司が一読して状況をつかめる記録が残るようになりました。

もうひとつは、報告業務への心理的なハードルが下がったことです。「綺麗にまとめるのが苦手」「時間がかかる」という抵抗感が解消され、登録を後回しにする理由がなくなりました。

まとめ：型のない情報を「読める形」に整えるのが、生成AIの得意分野

商談メモや録音データは、順番も粒度もばらばらな「型のない情報」です。これを決まった枠に収め直す作業は、かなり時間がかかり、どうしても後回しになりがちです。生成AIが力を発揮するのは、まさにこの工程です。あらかじめ型を教えておけば、あとは素材を渡すだけで、誰が使っても同じ品質のものが返ってきます。

日報、議事録、クレーム対応の記録、面談メモなど、「決まった項目に沿って文章化する」業務であれば、同じ仕組みをそのまま応用できます。もし社内に、書く人によって出来上がりが変わってしまう報告書があるなら、生成AIを活用して作成の時間を大幅に短縮できます。

とはいえ、「生成AIに興味はあるけれど、何から始めていいのかわからない」と感じている方も多いのではないでしょうか。 そういった方向けに、弊社では生成AIのビジネス活用をテーマとした無料セミナーを開催しています。セミナーでは、生成AIを活用するためのポイントや今回ご紹介した以外の事例もご紹介します。以下より詳細を確認できますので、まずはご確認ください。