５Ｓ活動【整頓】
上手な整頓 ３つのポイント
整理とは
必要なものをあらかじめ決めた場所に配置し、誰が見ても分かる状態にすることです。ここで言う“必要なもの”とは、書類やものに限らず、顧客情報やメールといった電子データも対象となります。
【整頓の対象／書類（名刺含む紙媒体全般）・情報（顧客情報、メールなど電子データ全般）】
期待されるメリット
業務効率のアップ・労働環境の改善
必要な時に必要なものや情報を取り出しやすくなり、業務効率が上がります。また、書類間違いなどによるやり直しのムダやストレスも減り、働きやすい環境になります。
上手な整頓 ３つのポイント
■ポイント１：定位置を決める
■ポイント２：認識しやすく
■ポイント３：取り出しやすく
【ポイント１】定位置を決める
必要頻度・時間軸・動線を意識
仕事中、書類や文具など探しものに時間をかけてしまうことはありませんか？ものの2～3分であっても積み重なれば大きな時間のロスですし、集中力が途切れるなど、仕事効率も悪化します。
そういったムダな時間を無くすためには、全てのものに定位置を決め、使ったら戻すようにしましょう。特にオフィス内で共有するものは、必ずルール化しておきましょう。
また、定位置を決める際は、必要頻度や時間軸、動線を意識しましょう。
【ポイント２】認識しやすくする
誰もがひと目で分かるように
棚や引き出し、ファイルやボックス内にどんなものや情報が収められているか、誰もがひと目で認識できるようにしましょう。
収める場所が決まっていたとしても、中身がわからなければ効率よく活用できません。
あなたのオフィスにもありませんか？大掃除や整理の度に毎回発見される「ここに収めてあったのか！」というものや情報が。
そういったムダを無くすためにも、見せ方を工夫して誰もが認識しやすくしましょう。
【ポイント３】取り出しやすくする
使う時をイメージして収める
書類や文具、情報やデータなどは、いざという時にすぐに取り出せるようにしておきましょう。
使用するたびにあちこち取りに行ったり、何かを移動させたり、誰かの手助けが必要になるようでは、ムダな時間や手間が生じてしまいます。
紙の書類や資料はできるだけデジタル化したり、使用頻度でしまう場所を決めるなど、見た目だけにこだわるのではなく、使う時のことをイメージしながら、いつでも誰もが取り出して使えるように、収め方を工夫しましょう。
細かく仕分けすぎていませんか？
書類や資料のテーマ分けは、大まかに！
書類や資料の整頓を行う際、分かりやすくするために「テーマ分け」することも多いと思います。
しかし、テーマ設定を細かくしすぎると仕分け時にどのテーマにも当てはまらないものが出てきたり、種類が多く探しづらかったりと、ムダな時間を省くはずが逆にムダな時間を費やすことになりかねません。
テーマ分けは、なるべく大まかに行いましょう。
５Ｓについてのご相談承ります
株式会社弘法では、社員によるオフィス改善委員会の活動を行なっており、その中の5S委員会が社員の意見を取りまとめ、ルール化や改善を主導して行なっています。
５Ｓの進め方に関するお悩みがございましたら、是非ご相談ください。
事例紹介
弘法がこれまでに行ってきた
事例の一部を
紹介します。
