５Ｓ活動【整理】
スムーズな整理の６原則
整理とは
必要なものと不必要なものに分け、不要なものを捨てること。
期待されるメリット
仕事時間の短縮とスピードアップ
必要な時に必要なものを見つけやすくなり、探す時間のムダが減ります。
整理の流れ
整理の基本的な流れは、【出す→仕分ける→減らす→しまう】の４段階です。
但し、一気にたくさんの場所を整理すると疲れますし時間もかかるので、１日１ヶ所、１５分を目安に定期的に実施するとよいでしょう。
スムーズな整理の６原則
本来、整理は年末の大掃除などでまとめてやるものではなく、日々行うことが大事です。
習慣的にスムーズに整理を進めるためにも、日頃から整理しやすい環境をつくっておきましょう。
原則１：期日を決めて定期的に実施する
○片付けタイムをつくる
○整理も仕事の一つと考える
「空いた時間で」といった曖昧な決め方ではなく、業務時間内に「片付けタイム」を設けるなどきちんと期日を決め、整理も仕事の一つと考えて定期的に実施しましょう。
原則２：できるだけ共有する
○文具や書類は共有する
○ものはなるべく増やさない意識で取り組む
文具や書類など、オフィス内で共有できるものはできるだけ個人で所有せず置き場所を決めて共有し、ものをなるべく増やさない意識で取り組みましょう。
原則３：ものをしまう場所を決める
○行き場の無いものをつくらない
○日常的に整理整頓しやすい環境をつくる
オフィス内にあるものすべてのしまう場所を決め、行き場のないものをつくらないようにすることで、日常的に整理整頓がしやすくなります。
原則４：処分する期限を設定する
○処分する期限を設定する
○使用後や期限切れはすぐに処分する
いつか使うかもしれないものには、１年以内、１ヶ月以内などの「処分する期限」を設定しておきましょう。
使い終わったり期限が過ぎたものは、すぐに処分しましょう。
原則５：紙の資料はできるだけデータ化
○資料はデータで管理する
○紙の資料はすぐにスキャニングする
資料はできるだけデータで管理しましょう。
紙の資料が発生した場合には、そのタイミングでスキャニングし、できるだけ紙で保管しないようにしましょう。
原則６：完璧に整理しようとしない
○必要・不必要で悩み過ぎない
○決断できないものは日々の整理で補う
必要か不必要か微妙で、その場で決断できないものも必ずあります。
あまり時間をかけて悩むのではなく、日々の整理で少しずつ進めるようにしましょう。
オフィス内のムダなもの、定期的にチェックしましょう！
あなたのオフィスにもきっとある！「まだ使える！」「いつか使うかも…」で知らぬ間に溜まったムダなもの。
あなたのオフィスにはありませんか？ムダなもの。
いくら気をつけていても、「まだ使える」や「いつか使うかも」などとつい考えてしまうのが人の性で、一度整理しても、放っておくと知らぬ間にものは溜まってしまいます。
ものを大事にするのは良いことですが、「あるのに使わない」のももったいないことです。
また、今すぐ使うものでも目につかない場所にあることで眠っていることもあります。
これもまたムダです。
是非、時間をつくって定期的に「ムダなものチェック」をしましょう。
オフィスに溜まりがちなムダなもの
●未開封のＤＭ（ダイレクトメール）
●書けなくなったペン
●誰かの忘れ物
●誰か思い出せない人の名刺
●古いカタログ
●昔あった機器のマニュアルやＡＣアダプター
●切れた電池
●壊れた工具
●古いパソコンやディスプレイ
●用途の分からない備品
など
５Ｓについてのご相談承ります
株式会社弘法では、社員によるオフィス改善委員会の活動を行なっており、その中の5S委員会が社員の意見を取りまとめ、ルール化や改善を主導して行なっています。
５Ｓの進め方に関するお悩みがございましたら、是非ご相談ください。
事例紹介
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